Inicjatywa i motywacja do pracy

Za pomocą kręgów jakości pracownicy dobrowolnie i wspólnie pracują nad doskonaleniem przedsiębiorstwa. Kręgi jakości promują inicjatywę i motywację do pracy.

Ocena pracy członków zespołu

Nauczysz się jak oceniać wyniki pracy swoich pracowników.

Zwiększenie wydajności pracy

Dowiesz się, jak prawidłowo krytykować i chwalić swoich pracowników. Są to ważne zadania osoby kierującej zespołem.

Jak przeprowadzić koło jakości

Poznasz role i kroki, a także dowiesz się jak przeprowadzić krąg jakości, aby doskonalić swoje umiejętności przywódcze.

Czę ść 1        -          A

Krąg jakości i jego zasady.    

Czę ść 2        -          B

4 role i proces kręgu jakości.   

Czę ść 3         -          C

Zwiększenie wydajności pracy dzięki zmotywowanym pracownikom.

Czę ść 4        -          D

Jak prawidłowo oceniać wyniki pracy członków zespołu. 

W kręgu jakości wyróżnia się 4 role, którym przypisuje się określone zadania. Pracownicy kręgu jakości należą albo do grupy projektowej, albo do zespołu koła jakości.

W kręgu jakości szczególnie ważna jest koordynacja, dlatego też role tworzą jednostki kontrolne i koordynujące. Precyzyjny podział zadań zachęca do aktywnego uczestnictwa.

Organem wykonawczym kręgu jakości są grupy projektowe. Każda z nich składa się maksymalnie z 15 członków, którzy spotykają się regularnie. Pracują one nad rozwiązaniem problemów przedsiębiorstwa, które zostały odkryte przez zespół kręgu jakości, oraz badają ich przyczyny. Grupy projektowe przedstawiają wyniki swojej pracy zespołowi kręgu jakości lub informują go o nich.

Lider/liderka zespołu jest członkiem zespołu kręgu jakości i zatwierdza decyzje zespołu. Pozostaje on/ona w ścisłym kontakcie z działem zapewnienia jakości w firmie lub z kierownictwem, aby informować o sukcesach w zakresie poprawy jakości. Jako osoba koordynująca kręgu jakości ustala terminy spotkań i prezentacji grup projektowych. Ponadto jest odpowiedzialny/odpowiedzialna za wyznaczenie mentora/mentorki dla każdej grupy projektowej.

Zespół Kręgu Jakości (zespół KJ) spotyka się regularnie i składa się maksymalnie z 9 członków. Zespół ten tworzy i koordynuje poszczególne grupy projektowe. Najpierw przeprowadza analizę mocnych i słabych stron firmy. Następnie zespół opracowuje plan działania mający na celu wyeliminowanie ujawnionych słabości. Ten plan pracy powinien być jak najbardziej konkretny i zawierać zaplanowane kamienie milowe. Z planu pracy wynikają zadania, które zespół przydziela grupom projektowym lub poszczególnym osobom z tych grup. Dla każdego tematu powinna istnieć osobna grupa projektowa. Po rozdzieleniu i zaplanowaniu zadań zespół ma za zadanie kontrolować ich wykonanie i odbierać raporty lub prezentacje od grup projektowych. Ponadto zespół składa liderowi/liderce zespołu raporty o powodzeniu wdrożenia.

Każda grupa projektowa ma swojego mentora, który jest częścią grupy i koordynuje jej pracę. Zadaniem mentorów jest monitorowanie realizacji zadań oraz pomoc w pokonywaniu przeszkód, np. gdy potrzebny jest dodatkowy personel lub know-how. Mentorzy są odpowiedzialni za końcowe sprawozdanie z wyników pracy grupy.

Krok 1

Krok 3

Przeprowadzenie analizy słabych punktów i określenie właściwych priorytetów

Identyfikacja i przyporządkowanie środowiska, przyczyn, klientów i dostawców

Określenie słabych punktów, niezbędnych etapów pracy oraz celów, które określają pożądany wynik pracy kręgu jakości.

Teraz rozpoczyna się właściwa praca grup projektowych

Każda z grup projektowych otrzymuje określony słaby punkt i analizuje problem oraz jego przyczyny.

Krok 5

Przedstawia się analizę i opracowuje możliwe rozwiązania.

Przyczyny i rozwiązania są przedstawiane zespołowi KJ wraz z odpowiednią oceną.

Problem jest rozwiązywany w sposób konkretny. Szacuje się niezbędne zasoby kadrowe i materialne oraz przeprowadza analizę kosztów i korzyści.

Sporządzenie planu realizacji i podział zadań do wykonania przy wsparciu mentora/mentorki i zespołu KJ

Krok 9

Krok 11

Opracowane rozwiązania muszą zostać wdrożone i udokumentowane. Może zaistnieć konieczność dostosowywania planu wdrożenia

Po wdrożeniu rozwiązań zespół analizuje wyniki oraz dokumentuje sukcesy i porażki.

Udane wdrożenia mogą być trwale zintegrowane z procesami firmy

Proces kończy się sporządzeniem raportu końcowego. Zawiera on podsumowanie działań kręgu jakości oraz dokumentację doświadczeń grup projektowych.

 Obserwuj

V 

Z dużym wyprzedzeniem przed oceną, np. w trakcie projektu doskonalenia, rób notatki, aby jak najbardziej systematycznie oceniać wyniki i zachowania pracowników i móc to udowodnić podczas rozmowy oceniającej. Wykorzystaj notatki, na przykład, aby odnieść się do „rzetelności", „zaangażowania w pracę", „zachowania w różnych sytuacjach zawodowych", „współpracy" lub podobnych cech swoich pracowników. W ten sposób unikniesz sytuacji, w której Twoja ocena będzie oparta wyłącznie na wrażeniach wyniesionych z krótkiego okresu przed rozmową oceniającą.

Zawsze noś przy sobie mały notatnik na swoje obserwacje. W najlepszym wypadku możesz odnieść się do konkretnych faktów, na podstawie których dokonasz oceny. Zawsze dokumentuj te wydarzenia tak szybko, jak to możliwe.

WSKAZÓWKA PRAKTYCZNA: Uważaj, jak postępujesz z notatkami pisemnymi.

Uważaj, jak postępujesz z notatkami pisemnymi, aby nie zniszczyć współpracy pełnej zaufania. W żadnym wypadku pracownicy nie powinni odnieść wrażenia, że prowadzisz akta na ich temat.

Oceniaj

V

Przejrzyj dokładnie swoje notatki przed rozmową oceniającą, abyś nie musieć się do nich odwoływać podczas rozmowy. Uwaga: To nie są dowody, które przechowujesz, ale twoja osobista pomoc w zapamiętywaniu, która pozwoli ci na bardziej sprawiedliwą ocenę pracowników.

Rozmawiaj

V

Zawsze omawiaj ocenę z danym pracownikiem i zapisuj wyniki tej rozmowy. Należy otwarcie porozmawiać z pracownikiem o ocenie, aby pracownik nie został w pewnym momencie zaskoczony, gdy otrzyma ocenę, która wydaje mu się niezrozumiała. Taka rozmowa posłuży również do zaplanowania przyszłego zaangażowania pracowników w projekty doskonalenia. Zadaj sobie pytanie:

Obiektywne kryteria oceny

Kryteria obiektywne są łatwe do określenia, ponieważ są one całkowicie niezależne od pracowników, np.:

Subiektywne kryteria oceny

Nie istnieją pracownicy, którzy mieliby tylko mocne lub tylko słabe strony. Sporządź listę kryteriów, według których ocenisz wszystkich pracowników, np.: