Narzędzie to pozwala pracodawcom, menedżerom i przedsiębiorcom z mikro i małych przedsiębiorstw na lepszą integrację nowych pracowników. Nowi pracownicy powinni czuć się komfortowo już od pierwszego dnia pracy. Zadowoleni pracownicy są bardziej zmotywowani, bardziej zaangażowani oraz bardziej wydajni. Zostają w firmie dłużej – co ma coraz większe znaczenie, zwłaszcza w obliczu niedoboru wykwalifikowanych pracowników.

Pracodawcy, menadżerowie mikro i małych przedsiębiorstw, przedsiębiorcy

Przewodnik i lista kontrolna pomagają pracodawcom, menadżerom oraz przedsiębiorcom z mikro i małych przedsiębiorstw w procesie integracji nowych pracowników. Proces onboardingu jest narzędziem służącym wprowadzeniu nowych osób do firmy, posiadającym określone kroki, dzięki którym nowi pracownicy mogą czuć się komfortowo od pierwszego dnia.

Narzędzie oferuje przewodnik z informacjami, na czym polega onboarding oraz listę kontrolną wspierającą ten proces. Przybliżony czas trwania to około 20 minut.

Narzędzie składa się z 2 części.

1.           Przewodnik

2.           Li

Przeczytaj uważnie przewodnik i wykorzystaj zawarte w nim informacje. Lista kontrolna pomoże Ci skontrolować wprowadzanie każdego z etapów onboardingu.

"Witamy na pokładzie!" - każda nowa praca powinna zaczynać się od serdecznego powitania. W zarządzaniu zasobami ludzkimi "onboarding" to ustrukturyzowany i systematyczny proces, który to umożliwia. Nowi pracownicy powinni czuć się komfortowo już od pierwszego dnia pracy, ponieważ zadowoleni pracownicy są bardziej zmotywowani, bardziej zaangażowani i bardziej wydajni. W efekcie pozostają w firmie dłużej - co ma coraz większe znaczenie, zwłaszcza w obliczu niedoboru wykwalifikowanych pracowników. Wyjaśnimy, jakie narzędzia w tym pomagają, jakie etapy powinien zawierać udany onboarding i jakie korzyści z tego wynikają...

Źródło: www.karrierebibel.de (przetłumaczono)

Słowo onboarding oryginalnie pochodzi z języka angielskiego i jest skrótem od "taking on board" - w przybliżeniu tłumacząc: "wprowadzanie nowych pracowników na pokład". Odnosi się do systematycznej integracji i zaznajamiania nowych pracowników z firmą. Celem jest zapoznanie nowego pracownika z firmą i szybkie zintegrowanie go z zespołem i kulturą korporacyjną. Dobry onboarding tworzy przyjazną atmosferę, która czyni łatwiejszymi procesy pracy i współpracy. Jednocześnie zapobiega to odejściu nowego pracownika w trakcie okresu próbnego. Krótko mówiąc: nowy pracownik powinien od samego początku czuć się jak u siebie w domu, jak pełnoprawny członek organizacji.

Onboarding można określić jako wprowadzenie, wdrożenie lub powitanie. Przeciwieństwem onboardingu jest offboarding. Jest to proces rozstania pracownika z firmą- na przykład w przypadku niewypłacalności lub dużych redukcji etatów w firmie.

Dobry onboarding wymaga przygotowania. Właściwie przeprowadzony przynosi wiele korzyści.

Produktywność

Im szybciej pracownik zostanie przeszkolony, zintegrowany z procesami i zespołami, tym szybciej będzie mógł osiągnąć najwyższą wydajność - i zwiększyć produktywność całego zespołu.

Motywacja

Onboarding jest oznaką docenienia. Nowi pracownicy wyczuwają to i nagradzają zwiększoną motywacją wewnętrzną.

Zapobieganie błędom

Nawet jeden błąd może wstrzymać całe przedsięwzięcie – na przykład w obszarze cyberbezpieczeństwa. Onboarding zmniejsza podatność na błędy w pierwszych dniach pracy.

Przeciwdziałanie niedoborowi wykwalifikowanej siły roboczej

Rekrutacja nowych pracowników wymaga czasu i pieniędzy - zwłaszcza w branżach, w których podaż specjalistów jest mocno ograniczona. Dlatego lepiej jest związać zdolnych ludzi z firmą już na wczesnym etapie za pomocą odpowiednich środków, takich jak onboarding

Rotacja

Do pewnego stopnia rotacja wśród pracowników jest dobra – świeża krew jest tu kluczem. Jeśli jednak rotacja jest zbyt szybka i zbyt częsta, dochodzi do znacznych strat produktywności i specjalistycznej wiedzy (know-how). -

Wrażenie

Pierwsze wrażenie jest ważne, zarówno dla kandydatów, pracowników jak i przedsiębiorców. Działania składające się na proces onboardingu ułatwiają pomyślne pierwsze wrażenie u wszystkich zainteresowanych.

Ambasador firmy

Onboarding przyczynia się do budowania marki pracodawcy. Osoby zadowolone z pracy będą polecać swojego pracodawcę innym. Onboarding może więc również pomóc w rekrutacji kolejnych specjalistów i pozyskiwaniu klientów.

Wprowadzanie nowych pracowników obejmuje następujące etapy: formalności administracyjno-organizacyjne, zapoznanie techniczne z miejscem pracy, jak również integrację z zespołem i środowiskiem pracy. W tym celu opracowano model składający się z 3 etapów. Może on wyglądać na przykład tak:

The onboarding process starts from the moment the job is promised, but at the latest when the contract is signed. Ideally, it ends only after the probationary period in order to retain sought-after talents and specialists at an early stage and in the long term.

Proces onboardingu zaczyna się w momencie, gdy nowy pracownik jest zapewniony, że zostanie przyjęty na dane stanowisko, najpóźniej w momencie, gdy strony podpiszą umowę.  Wzorcowo, powinien się zakończyć dopiero po okresie próbnym, aby zapewnić, że nowo przyjęci specjaliści pozostaną w firmie na dłuższy okres.

Czas trwania i zakres onboardingu może wynosić tygodnie, a nawet miesiące. Zależy to od złożoności stanowiska lub zadań z nim związanych. Do tego dochodzi staż pracy poprzednika (jeśli taki był zatrudniony). Im dłużej poprzednik był związany z firmą, tym więcej wiedzy i doświadczenia zgromadził, aby je przekazać pracodawca powinien wyznaczyć osobę kontaktową, do której nowy pracownik może kierować pytania podczas okresu próbnego. Nie tylko po to, aby pozbyć się obaw i niepewności nowego pracownika, ale także aby przełożeni mogli monitorować postępy procesu wdrażania i przekazywać informacje zwrotne.

Im szybciej pracownik będzie w pełni gotowy do pracy, produktywny i zmotywowany, tym lepiej dla całej firmy. W idealnej sytuacji, najpóźniej po roku, jest on zintegrowany z firmą pod każdym względem: z organizacją, z procesami pracy, z zespołem i z kulturą.

Z reguły w tzw. rozmowach wprowadzających bierze udział przynajmniej nowy pracownik i jego mentor lub kierownik zespołu. Zasadne może być jednak, aby w rozmowach uczestniczył również poprzednik oraz inni koledzy, z którymi pracownik będzie później blisko współpracował. W ten sposób wszyscy zainteresowani mogą bezpośrednio wymieniać i uzgadniać istotne procedury, procesy i projekty. Ostatecznie chodzi o to, aby skrócić fazę zapoznawczą i zminimalizować straty wynikające z niewiedzy i niedomówień.

W nielicznych przypadkach może być jednak wskazane, aby nie prowadzić rozmów z udziałem nowego pracownika wraz z jego poprzednikiem. Zwłaszcza jeśli rozstanie to było wymuszone. W takim przypadku zaleca się, aby poprosić odchodzącego pracownika o niezbędne informacje (patrz checklista poniżej), a następnie przekazać je następcy za pośrednictwem kierownika.

Wprowadzanie i integracja nowych pracowników nie zawsze przebiega idealnie. Błędy się zdarzają, jednak niektóre z nich mogą okazać się demotywujące, a nawet katastrofalne dla nowego pracownika. Co więcej, mogą one oddziaływać negatywnie na cały zespół. Dlatego wskazane tu trzy błędy powinny być unikane za wszelką cenę:

Firmy powinny traktować wdrażanie nowego pracownika jak projekt. I tak jak każdy pomyślnie zrealizowany projekt, wymaga to szczegółowego planowania. W tym przypadku jest to plan wprowadzenia, który również składa się z trzech etapów: przed podjęciem pracy, pierwszy dzień w pracy i czas po nim (zazwyczaj jest to okres próbny). Poniższa checklista ma na celu pomóc firmom nie zapomnieć o żadnym kroku.