Dieses Instrument ermöglicht es Arbeitgebern, Managern und Unternehmern von Kleinst- und Kleinunternehmen, neue Mitarbeiter besser zu integrieren. Neue Mitarbeiter sollten sich vom ersten Tag an wohlfühlen. Denn zufriedene Mitarbeiter sind motivierter, engagierter, produktiver. Und sie bleiben länger im Unternehmen - was gerade angesichts des Fachkräftemangels immer wichtiger wird.

Arbeitgeber und Führungskräfte, Inhaber von Klein- und Kleinstunternehmen, Unternehmer

Der Leitfaden und die Checkliste helfen Arbeitgebern und Führungskräften von Klein- und Kleinstunternehmen sowie Unternehmern bei der Integration neuer Mitarbeiter. Der Onboarding-Prozess ist ein Instrument, um neue Mitarbeiter mit einer klaren Struktur in das Unternehmen einzuführen, damit sich neue Mitarbeiter vom ersten Tag an wohl fühlen.

Das Tool bietet einen Leitfaden mit Informationen darüber, was unter Onboarding zu verstehen ist. Eine Checkliste unterstützt den Prozess. Die ungefähre Dauer beträgt etwa 20 Minuten.

Das Tool ist in 2 Abschnitte unterteilt.

1.           Leitfaden für das Onboarding

2.           Checkliste für das Onboarding

Lesen Sie den Leitfaden sorgfältig durch und nutzen Sie die darin enthaltenen Informationen. Die Checkliste hilft Ihnen dabei, jeden Schritt des Onboarding-Prozesses nachzuvollziehen.

"Willkommen an Bord!" - Jede neue Stelle sollte mit einer herzlichen Begrüßung beginnen. Im Personalmanagement ist "Onboarding" der strukturierte und systematische Prozess, der dies möglich macht. Neue Mitarbeiter sollten sich vom ersten Tag an wohlfühlen. Denn zufriedene Mitarbeiter sind motivierter, engagierter, produktiver. Und sie bleiben länger im Unternehmen - was gerade im Hinblick auf den Fachkräftemangel immer wichtiger wird. Wir erklären, welche Tools dabei helfen, welche Phasen ein erfolgreiches Onboarding durchläuft und welche Vorteile das hat...

Quelle: https://karrierebibel.de/onboarding/

Die Abkürzung Onboarding kommt ursprünglich aus dem Amerikanischen und steht für "taking on board" - grob übersetzt: "neue Mitarbeiter an Bord bringen". Es bezeichnet die systematische Integration und Einarbeitung neuer Mitarbeiter in das Unternehmen. Ziel ist es, den neuen Mitarbeiter/die neue Mitarbeiterin mit dem Unternehmen vertraut zu machen und ihn/sie schnell in das Team und die Unternehmenskultur zu integrieren. Ein gutes Onboarding schafft eine Wohlfühlatmosphäre, um Arbeitsabläufe und Zusammenarbeit zu harmonisieren. Gleichzeitig wird so verhindert, dass der neue Mitarbeiter/die neue Mitarbeiterin während der Probezeit kündigt. Kurzum: Der neue Mitarbeiter/die neue Mitarbeiterin soll sich von Anfang an als vollwertiges Mitglied des Unternehmens wohlfühlen.

Onboarding kann synonym mit "Einführung" oder "Begrüßung" beschrieben werden. Das Gegenteil von Onboarding ist Offboarding. Dabei handelt es sich um einen professionellen Trennungsprozess - zum Beispiel im Falle einer Insolvenz oder eines größeren Stellenabbaus im Unternehmen.

Ein gutes Onboarding erfordert Vorbereitung. Richtig umgesetzt, bietet der Onboarding-Prozess folgende Vorteile:

Produktivität

Je schneller ein Mitarbeiter geschult und in Prozesse und Teams integriert wird, desto schneller kann er Spitzenleistungen erbringen - und die Produktivität des gesamten Unternehmens steigern.

Motivation

Onboarding ist ein Zeichen der Wertschätzung. Die Mitarbeiter spüren das und honorieren es - mit mehr intrinsischer Motivation.

Fehlervermeidung

Ein einziger Fehler kann einen ganzen Betrieb lahmlegen - zum Beispiel im Bereich der IT-Sicherheit. Onboarding reduziert die Fehleranfälligkeit in der Anfangsphase.

Mangel an qualifizierten Arbeitskräften

Die Rekrutierung neuer Mitarbeiter kostet Zeit und Geld - vor allem in Branchen, in denen das Angebot an Fachkräften stark begrenzt ist. Besser ist es, fähige Leute frühzeitig mit geeigneten Maßnahmen an das Unternehmen zu binden.

 Fluktuation

Bis zu einem gewissen Grad ist Fluktuation sinnvoll - Stichwort: frischer Wind. Doch wenn sich die Tür zu schnell schließt, wenn der personelle Aderlass zu groß ist, sind schmerzhafte Produktivitäts- und Know-how-Verluste die Folge.

Impression

Der erste Eindruck ist wichtig - für Bewerber, Mitarbeiter und Unternehmen. Onboarding-Maßnahmen können den Weg für einen überzeugenden ersten Eindruck auf allen Seiten ebnen.

Markenbotschafter

Onboarding trägt zum Employer Branding bei. Wer zufrieden, vielleicht sogar begeistert ist, wird seinen Arbeitgeber weiterempfehlen. Onboarding kann also auch dazu beitragen, weitere Fachkräfte zu rekrutieren und Kunden zu gewinnen.

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter umfasst Folgendes: Administrative und organisatorische Formalitäten, die fachliche Einarbeitung in die eigentliche Arbeitsaufgabe sowie die soziale Integration in das Team und das Arbeitsumfeld. Entsprechend hat sich hierfür ein 3-Phasen-Modell etabliert. Konkret kann dies z.B. wie folgt aussehen:

Der Onboarding-Prozess beginnt mit der Stellenzusage, spätestens aber mit der Vertragsunterzeichnung. Idealerweise endet er erst nach der Probezeit, um gesuchte Talente und Fachkräfte frühzeitig und langfristig zu binden.

Dauer und Umfang des Onboardings können Wochen oder sogar Monate betragen. Dies hängt von der Komplexität der Stelle oder den damit verbundenen Aufgaben ab. Hinzu kommt die Dauer der Betriebszugehörigkeit des Vorgängers (falls vorhanden). Je länger der Vorgänger im Unternehmen ist, desto mehr Fachwissen und Erfahrung hat er oder sie angesammelt. Um diese weiterzugeben, sollte der Arbeitgeber in der Einarbeitungszeit einen Ansprechpartner für Fragen benennen. Nicht zuletzt, um dem neuen Mitarbeiter die Ängste und Unsicherheiten zu nehmen. Darüber hinaus können Vorgesetzte den Verlauf des Einarbeitungsprozesses überwachen und Rückmeldungen geben.

Je früher der Mitarbeiter voll einsatzfähig, produktiv und motiviert ist, desto besser für das gesamte Unternehmen. Im Idealfall ist er oder sie spätestens nach einem Jahr in jeder Hinsicht in das Unternehmen integriert: in die Organisation, in die Arbeitsabläufe, in das Team und in die Kultur.

In der Regel nehmen zumindest der neue Mitarbeiter und sein Mentor, Pate oder Teamleiter an den so genannten Einführungsgesprächen teil. Es kann jedoch sinnvoll sein, dass auch der Vorgänger und andere Kollegen, mit denen der Mitarbeiter später eng zusammenarbeiten wird, an den (Übergabe-)Gesprächen teilnehmen. Auf diese Weise können sich alle Beteiligten direkt über relevante Abläufe, Prozesse und Projekte austauschen und abstimmen. Letztlich geht es darum, die Einarbeitungsphase zu verkürzen und Reibungsverluste zu minimieren.

In einigen wenigen Ausnahmefällen kann es jedoch ratsam sein, den neuen Mitarbeiter von den Gesprächen mit seinem Vorgänger auszuschließen. Vor allem, wenn die Trennung unfreiwillig war. In diesem Fall ist es ratsam, die notwendigen Informationen (siehe Checkliste unten) von dem ausscheidenden Mitarbeiter anzufordern und sie später in gefilterter Form über eine Führungskraft an seinen Nachfolger weiterzugeben.

Die Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeiter verläuft nicht immer perfekt. Fehler passieren. Aber manche von ihnen haben eine demotivierende, destabilisierende, katastrophale Wirkung. Auch auf das bestehende Team. Nicht zuletzt, weil sie eine Signalwirkung haben - für die eigentliche Willkommenskultur und Wertschätzung der eigenen Mitarbeiter. Diese drei Onboarding-Fehler sollten Sie daher unbedingt vermeiden:

Unternehmen sollten die Einarbeitung neuer Mitarbeiter wie ein Projekt behandeln. Und wie jedes gute Projekt erfordert es eine sorgfältige Planung. In diesem Fall einen so genannten "Einarbeitungsplan". Auch dieser besteht im Wesentlichen aus drei Phasen: Vorbereitung, erster Arbeitstag und die Zeit danach (meist die Probezeit). Die folgende Checkliste soll den Unternehmen helfen, den Überblick zu behalten und nichts zu vergessen.